行天下长久远:——长久集团信息化之路-无锡金蝶软件


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金蝶新闻

行天下长久远:——长久集团信息化之路

长久集团是目前国内最大的现代化汽车物流民营企业,在中国的汽车物流行业中位居三甲之列。借助金蝶EAS系统,强化了集团的财务核算管理与预算管理;建立起了精准快捷的预算考核体系和层次化的报表体系;以全面预算实现了其精细化管控。

关键词:长久、物流、汽车、预算

企业简介

吉林省长久实业集团有限公司(简称长久集团),创建于1992年,总部设在北京,通过全体员工的努力,已发展成为以整车物流规划、零部件物流、普货物流、仓储、运输、配送、汽车销售、售后服务等领域的集约化综合服务集团公司。

长久集团业务领域遍及全国各地,在北京、上海、天津、大连、青岛、长春、成都、武汉、南宁、东莞、芜湖、郑州、南京、重庆等地设有50余个全资、控股子公司,10余个商品车仓储基地,仓库总面积超过130万平方米,年运输能力60万辆、汽车销售2万余辆。

信息化动因

中国汽车物流信息化应用水平总体还处于基础阶段,更多的还是用传真加电话的传统方式进行。数据交换、商业合同等多以纸面介质为主,辅以Email进行。

今后,建立商业流通、仓储运输和财务核算的统一信息平台,实现信息资源的充分共享和交换,是当前汽车物流实现信息化的核心与关键。物流信息平台的建立,可以推动现代化物流配送中心的建立,进一步完善汽车物流产业的管理模式。物流信息平台建设的关键性问题是采用何种技术或标准,以进行不同系统数据信息的交流与整合。这具体涉及到交易软件与物流软件的对接,买卖合同与运输保管合同的对接,结算系统的对接等系统集成问题。涉及信息化系统包括客户反应(ECR)、车辆监控系统(包括GPSGISDR等)、企业资源管理(ERP)等信息化技术手段。这些信息系统集中采用了信息采集、处理、交换、存储的各种通讯技术,如条形码、EDI、无线通讯、数据库技术等,为供应链中各环节提供了集成的信息服务。

如何开展信息化工作,使汽车物流活动与电子商务结合起来,是目前汽车物流信息化发展必须研究的问题。就现有的实际发展来看,可以两种方式将二者结合:第一种是由电子商务企业从事一定的汽车物流信息工作。如商务的信息查询与交易通过在网上完成,缩短交易的时间与空间,继而代其选择物流企业和物流方式,代其结算货款,如运费、保管费、保险费,代其进行单据的交付等,而物流业务则专由物流公司来做,即只进行保管、搬运装卸、包装、加工、运输工作。第二种是由汽车物流企业从事电子商务,即信息查询、交易、货物送达都由物流企业完成。供应商将货物存入物流企业配送中心,由物流企业代为与买方在网上达成购销合同,待买方款到由配送中心发货,并将货款支付给卖方。这样,将交易与物流有机结合在一起,简化了商务环节,并充当了买卖的中介。这两种方式如能实现,无疑将有效推动汽车物流和电子商务的结合与发展。

目前大多数整车制造商都已经拥有比较完整的IT系统,他们在信息化方面有着相对成熟的经验。这对汽车产业链上经销服务商与4S店的信息化建设,起到了拉动作用。

当前,汽车信息化建设投入正以财务信息化、OA信息化为主导方向全面转向投入以SCMERPBI和全面预算等管理系统为主方向。

供应链管理系统的快速增长是由于随着国内汽车市场竞争加剧,相互的竞争不仅是生产厂商间的竞争,更是供应链系统间的竞争,因此对供应链系统的需求会快速增长。汽车产业链各环节的信息化发展不均衡是制约供应链协同能力的瓶颈所在。由于汽车行业供应链上下游企业之间的信息传递十分紧密,SCM系统建设已成为当前的主要趋势。

ERP是一种基于供应链式的管理思想,它将客户的需求、企业内部的制造活动及供应商的制造资源整合在一起,体现了完全按照用户需求进行制造的宗旨。ERP的应用是一个不断改进、完善的过程,而对ERP的投入是推动汽车供应链管理的第一步;而全面预算管理系统是企业做大做强、实现精细化管理的必要手段,也是企业信息化战略管理的具体体现之一,是实现企业事前、事中、事后控制的先进系统和方法。

长久集团坚持全面推进人财物集约化管理和信息化建设,以提升汽车行业服务品质,以做强中国汽车产业,致力于发展成为国内外一流的、具有竞争力的、能提供综合汽车物流、销售解决方案的优秀供应商。

 

典型应用

精准快捷的预算考核体系

汽车物流集团不仅建立了一套完整的预算考核体系,同时还一套科学的淘汰机制。考核体系的有效实施立竿见影,效果显著,集团、区域公司业绩都取得了很大提升,同时,给区域公司、集团本部的高层及人力主管提出了更高的挑战,即如何制定合理、可行的预算指标,如何及时掌握指标执行情况,采取必要措施来确保指标完成。因此,财务核算、财务管理也受到了前所未有的关注,遭遇了前所未有的压力。

预算考核体系的完善揭示集团在财务核算与财务管理急需优化的地方:

–1)集团制定预算指标时,提供历史数据的及时性、准确性。

–2)制定预算考核指标时,财务提出合理有效的建议。

–3)预算考核指标执行时,财务如何有效监督、管理。

–4)预算考核指标执行时,如何及时进行财务核算。

–5)预算考核指标执行时,何时能提供指标的执行情况。

–6)业务数据与财务数据出现偏差时,如何确保财务数据有理有据。

–7)月度、季度指标评比时,可以提出建设性的意见与建议。

需求一:简化集团内区域公司之间基础往来核算与业务核算。

需求二: 对每一个合同,每一项业务都要单独核算,在按照税务核算的同时,要按照内部管理考核要求进行核算,将每一项业务具体核算分摊到涉及的各个区域公司。

需求三:及时准确提供每一个区域公司的考核指标执行情况,可以按照指标、纵向、横向进行对比分析,并提出合理建议。

实例分析

集团公司之间合作完成某一项业务的情况比较多,完成与某个客商约定的某一项业务可能需要集团公司内的多家区域公司来协作完成,要求财务核算时不能只按照税务要求来进行核算,同时要按照某一项业务的具体归属及承担公司来分别摊销核算,所以对管理和核算都带来了一些麻烦。集团管理要求从核算上做到,既要核算某一项业务总的收入、成本、费用、利润是多少,而且要核算每个公司从该项业务中分摊多少收入、成本、费用与利润。同时还要核算每个区域公司间的往来是多少。集团最关心的是集团与区域公司的财务核算进度,过去核算进度跟不上,业务已经完成了,而集团的帐还没有反映。这样给集团带来了很多的不便,事后再去补这些手续,难度很大,工作量很大。应用金蝶EAS预算管理后,解决了这个困扰多年的集团顽疾。

系统应用

系统应用流程图/示意图

 

–1)集团本部依据历史数据制定集团与各个区域公司下月或下季度的预算考核指标,并下发给各个区域公司业务领导商讨,审批,执行并将各个指标录入预算模块。

–2)业务发生,考核指标开始执行时,集团本部与各个区域公司财务依据业务归属对收入、成本、费用、利润通过凭证、其他业务系统单据及预算模块的实际数据维护进行分摊与调整,最终形成各个区域公司的考核数据。

–3)财务核算管理要求日清月结,以便区域公司可以通过预算数据分析实时查看、跟踪各个考核指标的执行情况。

考核指标是作为各个领导考核的依据。整个集团对指标执行情况非常重视,而且每年都要拿指标及业务数据来对比分析,对后期业务拓展方向,区域发展重点等内容的决策影响较大,因此,集团领导要求不论难度有多大一定要核算清楚,一定要确保基础数据完整、及时、准确。之前集团投入了大量的人力、财力、物力但是一直没能很好处理这个问题,每年都有考核指标,至于完成与执行情况是由业务部门来提供,业务部门说完成多少就完成多少,导致财务数据与业务数据严重脱节。

长久物流集团财务部长吴胜亮表示:现在通过预算系统实际数据调整与分析,不仅可以实时查看某个区域公司的指标执行情况,而且还可以进行区域公司之间的对比,不同期间的对比,可以与历史数据对比,明确了差距,知道了不足,可以使业务部门有的放矢。通过EAS预算模块的实施不仅减轻了工作量,而且还提高了财务部在区域及整个集团的部门地位,过去这些都达不到的。

应用价值

提高了财务部门在全集团的部门地位。

可以实时查看区域公司指标执行情况。

实时查看不同区域公司间考核指标对比分析情况。

制定考核指标与决策分析依据更充分。

 

层次化的报表体系

各种报表是汽车销售集团管理的基本措施和途径,是汽车销售集团的基本业务要求,也是业务发展战略决策的基础与依据。这些报表可以帮助汽车集团访问、格式化业务数据,并把数据信息以可靠和安全的方式直观地呈现集团高层领导。

目前集团报表分类:

l 按上报周期划分:日报、月报、季报、年报

l 按核算维度划分:税务报表、管理报表

l 按管理编制主体:集团报表、公司报表

由于集团报表种类多,数量大,范围广,财务部门人员为此每天都要占用花费很多的时间与精力来处理这些报表工作,而且上报及时性与数据准确性都不能保证。更主要的是这些报表数据来源于不同的系统,又使用不同的系统工具上报,然后集团财务再检查、审核、汇总报表数据。

为了满足集团报表管理,急需完善优化的地方:

–1)减少并统一目前使用的报表工具。

–2)能设置取数公式的报表,禁止手工维护。

–3)集团可以自由选择汇总各个分子公司的报表数据。

–4)分子公司报表上报后,系统可以自动计算并汇总。

–5)不同公司之间的报表数据可以进行平行分析对比。

–6)按照不同的报表类型设置不同的报表权限。

–7)可以保留报表的历史数据以供后期报表取数使用。

需求一:目前集团有单独的报表系统,要求在EAS系统上线后,可以实现现有报表系统的所有功能,并最终替换现有的报表系统。

需求二:按照不同的报表分类分别设置不同的查看、编辑、分析权限,避免公司关键业务数据,核心报表数据外泄。

需求三:集团报表自动汇总的同时可以逐级展开查看每一级报表数据,而且不同分子公司之间可以进行平行分析查看。

实例分析

集团总部希望可以实时查看各个分子公司的经营状况,真实全面反映集团资金、销售、库存、费用、利润情况。这样就要求每个分子公司编制相应的日报表并上报,然后集团汇总,由于集团使用单独的报表系统,因此需要财务人员每天从业务系统查看数据,然后再录入报表系统,然后集团再审批、汇总。有的报表,比如资金日报,需要财务人员每天查看现金、银行日记账数据,再录入到集团规定的excel报表当中,然后再上报,集团财务再在excel中设置公式完成汇总,这样面临几个困难,第一,汇总工作量大,有时候需要一天来完成汇总工作;第二,难免出现手误的情况,并且直接与现金银行日记账进行核对;第三,报表数据不及时,所有工作完成后,有时候已经到了第三天。

系统应用

系统应用流程图/示意图

系统应用说明

–1)首先依据集团报表权限要求,集团报表分三个系统来实现,依据不同的人员来分配不同的模块权限来实现报表权限的问题。

–2)预算报表的拓展应用,集团资金日报表、经营状况表等其他管理报表通过预算系统的预算编制来实现,既可以实现报表的编制管理,上报管理,又可以实现报表自动汇总,还可以实现不同公司,不同期间、不同指标之间的多维度对比分析。

–3)设置了各类报表之间的勾稽检查关系,提高了报表编制的准确率。

–4)各类报表不仅可以从总账、出纳、固定资产系统取数,而且可以进行报表间相互取数,这样大大降低了报表编制的工作量。

长久汽车销售集团要求各类报表能够全面反映集团的财务状况、经营成果和现金流量情况。做好报表分析工作,可以正确评价企业的财务状况、经营成果和现金流量情况,揭示企业未来的报酬和风险;可以检查企业预算完成情况,考核经营管理人员的业绩,为建立健全合理的激励机制提供帮助,因此集团对各类报表非常关注。在上了EAS系统之后,集团可以通过各类财务与管理报表直观地看到企业经营状况的第一手资料,可以作为经营分析,投资决策的全部依据,而且编制报表的工作量与准确性方面都有了很大的改善,这在之前是无法做到的。

3、应用价值

–1)报表的安全性,不同的人员设置了不同的报表权限。

–2)业务系统与报表系统一体化,减少了报表编制的工作量,并且提高了报表的准确性。

–3)集团可以通过公司之间报表数据的平行对比分析结果来总结各个公司的优势与不足,是集团决策的充分有力的依据。

行业最佳实践

有效调控、实时管理

长久物流拥有先进的EAS系统、TMS系统、GPS/GIS系统、OA办公系统、企业网站等,实现了车辆、货物运输的智能调度、实时监测跟踪、备件储备、货物存储、远程监控管理;支持车辆车务管理、客户服务管理和司机自助查询,支持GPS定位、短信、条码、RF设备,具备灵活多样的报表和业务运作考核监控,从而最大限度地保障了运输的安全、准时、快捷,使原本松散的运输模式真正迈向了规范化、秩序化和科学化。

高效、全方位的管理系统:物流作业过程优化的同时,借助预报管理方式保障物流作业全过程的有效调控和全方位的可视化管理。

全面的信息技术解决方案:能够为客户提供仓储管理、运输资源调配管理、运输车辆实时监控、协同商务管理全面的信息技术解决方案

 

资源共享、个性服务

长久汽车销售拥有先进的EAS系统、BS系统、CRM系统、OA办公系统、企业网站等能让客户享受到高品质的4A服务。任何一个有权限的用户、在任何时候、任何地点、都可以访问到其权限内任何信息,提供移动用户、远程用户和贸易伙伴安全接入企业内部专网,将企业和贸易伙伴连接成一个专网,实现信息的互通,避免了信息孤岛。

应用价值

l 集中核算50多家单位

l 每月归集资金2亿元

l 集中管理车辆型号2000多个

l 每月集中采购的金额1个亿

l 合并汇总的下属单位50多家

l 系统日常平均在线人数80-100

 

客户感言

通过金蝶EAS软件,强化了集团的财务核算管理与预算管理。通过EAS系统集团统一了核算科目、集团内部客商、金融机构、报表、预算模板等基础资料,真正实现了集团化的财务管理,实现了集团化对比分析,提高了集团财务核算管控力度,提升了集团财务的标准化管理水平。

——长久物流(集团)财务部长 吴胜亮

 

 

通过金蝶EAS系统的实施,统一了4S店财务核算体系,加强了集团财务管理的力度,特别是在报表管理与汽车车型核算方面有了很大的提高。集团可以统一查看某个车型收入、成本、费用、利润情况,为后期集团与汽车生产厂商的谈判与合作提供了决策依据。

——长久汽车销售(集团)财务经理 聂颇

 

 

使用EAS系统后,总部可以及时查询所需资料。提高总部的工作效率,起到为决策者提供数据的及时性。特别是在资金管理方面EAS系统使我们在资金管理水平方面有了很大提升,不仅减少了集团与分子公司财务人员日常工作的工作量,而且还可以实时掌握各个集团及各个分子公司资金的存量与流向,提高了资金使用效率,降低了资金的使用风险。

——长久集团资金经理 胡晓燕




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